Contar con una auditoría externa de calidad es fundamental no solo para poder gestionar eficientemente los recursos de la compañía y que la junta directiva se apoye en ella para sus resoluciones, sino también para que los inversionistas estén informados y así puedan tomar una decisión que no afecte negativamente a las partes.
La auditoría externa es una práctica en la cual auditores profesionales que no pertenecen a la institución auditada, evalúan su funcionamiento con relación a los procesos que asume, su marco normativo y estándares establecidos en su industria o actividad.
La primera auditoría externa es donde se comienza a construir la confiabilidad y transparencia de la empresa. Permite asegurar que se siguen los principios de contabilidad y detectar problemas reales o potenciales, como el fraude.
Si bien cada empresa atravesará sus auditorías de manera particular en función de su actividad, la normativa que debe cumplir, las prácticas de su sector y el expertise de sus equipos; pueden mencionarse 10 consejos que todas las organizaciones deberían tener en cuenta:
1. Entender los índices y estándares
Durante la auditoría se evalúa el desempeño de la organización comparándolo con estándares e índices externos. Comprenderlos es fundamental para entender el enfoque que tendrá el proceso y poder llevarlo adelante de manera más eficiente.
2. Dar a conocer la realidad de la empresa
En todo momento, es importante mantener el enfoque en mostrar de manera honesta la realidad de la organización. El profesional o equipo de profesionales que será punto de contacto con los auditores debe estar técnicamente capacitado para poder responder los pedidos de información de manera clara y certera.
3. Entender qué se necesita para la auditoría
Además de la selección de los expertos más apropiados para conformar el equipo de trabajo es recomendable analizar qué procesos, sistemas y documentación van a formar de la auditoría. De esta manera, se puede considerar a priori la información que probablemente sea requerida.
4. Comunicar la auditoría
Debido a que la presencia de auditores externos puede generar comentarios entre los colaboradores, es importante comunicar la auditoría internamente y mantener un vínculo cercano con el equipo de expertos involucrados. Debe quedar claro que el resultado de la auditoría no es el reflejo de su valor como profesionales, sino la oportunidad de revisar y mejorar los procesos organizacionales.
5. Hacer todas las consultas necesarias
Puede ocurrir que, ante el pedido de documentación o información de procedimientos, no se comprenda cómo responder. En estos casos es importante repreguntar a los auditores qué es lo que necesitan saber para poder brindar la información correspondiente.
6. No incluir información irrelevante en los procesos o cuestiones auditados
Al recibir un pedido de información o documentación, incluir sólo los datos requeridos, sin agregados relacionados a otros estándares, permitirá una auditoría más eficiente y focalizada en la planificación acordada.
7. Aprender de las preguntas
En el transcurso de la auditoría, el equipo de expertos deberá responder muchas preguntas sobre la información presentada. Comprender el alcance de los procesos y cómo evaluarlos es una oportunidad de capacitación y desarrollo para los profesionales involucrados.
8. Analizar el reporte de auditoría
Al final de la auditoría, la organización recibirá un Reporte con los resultados encontrados y con recomendaciones de mejora. Este documento debe ser cuidadosamente revisado para poder comprender, comunicar y planificar los siguientes pasos en el desarrollo de la empresa.
9. Comunicar los resultados
Al comunicar los resultados de la auditoría, los equipos internos comprenden las consecuencias de su trabajo, reconocen la transparencia en el proceder de la gerencia y conocen las razones por las cuales se genera el mejoramiento de los procedimientos
10. Planificar mejoras en los procedimientos
Por último, en función de las recomendaciones de los auditores y las posibilidades de cambio de la organización, pueden implementarse mejoras en los procedimientos que potencien el desarrollo y contribuyan a optimizar resultados en futuras auditorías.