El mundo de trabajo se está transformando rápidamente, impulsado por nuevas tecnologías, la demografía de la fuerza de trabajo y expectativas de empleados. Las oficinas centralizadas tradicionales le están cediendo el paso a espacios más fluidos y enfocados en las comunidades, equipados con las últimas tecnologías en comunicación y diseñados para fomentar el compromiso y la productividad de los empleados.
Jenn Barnett, responsable de experiencia de personas en Grant Thornton Reino Unido, dice “Las soluciones para oficinas necesitan responder a dos problemas; necesidades organizacionales, basadas en enfrentar algunos de los desafíos principales de los negocios, como costos, productividad, transferencia de conocimiento y adquisición del talento; y las necesidades de las personas, lo cual es una cultura que facilita la autonomía, flexibilidad para adaptarse a los cambios y crecimiento personal.”
Distraction or Disruption, un reporte hecho por la empresa de propiedad comercial y gestión de inversiones JLL, sugiere que hasta un 30% de las carteras de bienes raíces corporativas incluirán espacios para el trabajo flexible para 2030. Un reporte anterior, Workspace Reworked: Ride The Wave Of Tech Driven Change, también apuntó a la conectividad rápida y eficiente convirtiéndose en el cuarto impulsador de las decisiones de localización de las empresas.
El director de las investigaciones corporativas para el EMEA y el Reino Unido de JLL, Tom Carroll, dice: “Las empresas están incrementando su uso de la tecnología, no sólo para impulsar la conectividad entre empleados, sino también para impulsar la innovación y desempeño continuos, lo cual está teniendo un efecto profundo en los bienes raíces.”
El lugar de trabajo también debe estar en algún lado donde las personas sientan que pueden hacer su mejor trabajo, como se resaltó en un nuevo reporte de Staples, Vocation Frustration. Descubrió que para la mayoría de los trabajadores de oficina (77%), la calidad de su oficina es un factor que contribuye a cuán satisfechos se sienten. Tres cuartos (76%) están de acuerdo con que una oficina funcional y atractiva sustenta una mejor retención de staff.
El crecimiento del trabajo flexible y la movilidad también han alimentado el crecimiento en la adopción de centros compartidos y de co-working, no sólo de parte de emprendedores y start-ups, pero también de grandes empresas que pueden usarlas para reubicar empleados.
David Galsworthy, co fundador y CEO de Techspace, el primer co-working de Londres diseñado específicamente para negocios de tecnología, reporta una tendencia particular entre los equipos que se están expandiendo internacionalmente, desplegando una oficina internacional a un mercado donde el espacio ya está listo para mudarse, y puede albergar los requerimientos de una ambiciosa expansión internacional.
“La barrera de entrada para las grandes empresas es relativamente inexistente, lo cual permite desplegar equipos con un riesgo limitado,” dice. “El ecosistema compartido y beneficios de la red todavía son relevantes para empresas más grandes, dándoles la oportunidad de intercambiar conocimiento y colaborar con otros para obtener ganancia mutua, al igual que apoyar los esfuerzos de reclutamiento.”
¿Esto significa que la oficina centralizada tradicional quedará obsoleta? Al contrario, muchas organizaciones están poniendo más valor en el contacto cara a cara entre empleados con propósitos de intercambio de conocimientos, colaboración y construcción de conexiones sociales.
“Queremos que nuestra gente sienta que tiene una voz y que sus ideas importan,” dice Barnett, “siendo la idea que si todos son responsables del crecimiento todos compartiremos las ganancias. También le dimos mucha consideración a nuestra ubicación física y nos sometimos a varios proyectos de redecoración de oficinas para crear espacios de trabajo más colaborativos.” Los socios ahora se sientan en espacios abiertos en vez de en su propia oficina, y la gente pasa más tiempo hablando entre sí.
“La naturaleza humana es de forma tal que la mayoría de las personas quieren un sentimiento de pertenencia, ser parte de un equipo o de una comunidad. Digitalmente o en un ambiente de oficina, eso es realmente importante y, como sea que se vea la oficina del futuro, es importante que se cree para que el foco sea trabajar mejor juntos,” agrega Barnett.
Existen razones convincentes por las cuales la colaboración es tan importante para los negocios, como explica Keely Woodley, una de las socias de Grant Thornton UK, quien se especializa en servicios de apoyo. “La proliferación de la información en las organizaciones no tiene precedentes y el verdadero desafío es entenderla. La colaboración cara a cara es la mejor forma de que nuestra gente lo haga,” dice.
“La tecnología está cambiando la forma en que usamos los espacios. Puede recolectar información y hacer las capacitaciones requeridas por su cuenta y en cualquier ubicación. Pero la oficina se vuelve un lugar donde pueden juntarse a probar cosas y explorar nuevas ideas en una forma más colaborativa físicamente.”
La verdadera clave para un resultado exitoso residirá en las manos de los líderes, algo que Chris Hood, director de la consultora de administración del cambio y espacios de trabajo Advanced Workspace Associates (AWA), cree que muchas veces se pasa por encima.
“Hay muchos líderes que promocionan en forma activa la transformación hacia nuevas formas de trabajo y creen que de alguna forma, una vez que se abren las puertas, todos se impulsarán en la dirección correcta. Aún con una administración del cambio habilidosa, esto no es lo que sucede. Los espacios de trabajo más exitosos son aquellos donde los líderes están totalmente involucrados y están tomándose el tiempo y los recursos necesarios para liderar,” dice.
“Una oficina promedio en las manos de un gran líder funcionarán. Una gran oficina en las manos de un líder promedio no lo hará.”